6 Trik Agar Email Tak Amburadul

[Internet Sehat] Kirim mengirim email kini sudah jadi rutinitas. Mulai dari urusan pribadi, bisnis, kerja, komunikasi dilakukan melalui surat elektronik ini. Apalagi dengan munculnya layanan push email di smartphone, sehingga semua pesan keluar masuk begitu saja ke inbox kita, tanpa bisa dikendalikan. Akibatnya, begitu kita buka email di web, maka nampak amburadul. Mana pesan penting, pesan yang membahas urusan bisnis, atau pribadi, mana yang harus diprioritaskan, sudah campur baur.

Tenang, berikut ada trik agar email kita bisa dikelola dengan baik:

1. Kategorikan pesan

Layanan email memungkinkan kita untuk membuat folder-folder pesan sesuai dengan kategori yang kita buat sendiri.  Memang sepertinya merepotkan di awal, tapi sebenarnya hanya membutuhkan beberapa klik saja. Sekali kita bikin folder sesuai kategori yang kita butuhkan, maka selanjutnya akan mempermudah kita dalam mencari pesan-pesan yang kita butuhkan. Misalnya ada folder khusus untuk hasil meeting, folder untuk dokumentasi pekerjaan, folder untuk foto-foto, dan seterusnya.

2. Pindahkan pesan

Jika sudah membuat folder kategorisasi pesan, tentunya setiap kali ada pesan baru harus kita pindahkan ke folder yang sudah tersedia. Seringkali kita malas melakukannya, tapi harus. Sebab sia-sia saja membuat folder jika pesan yang masuk tetap tercampur baur di inbox.  Hanya beberapa klik saja, bukan?

3. Atur settingan email

Bagaimana enaknya agar kita mudah pencarian pesan.  Pesan bisa dibuat kategorisasi berdasar tanggal pengiriman, pengirim, atau subyek. Dengan demikian maka saat kita mencari suatu pesan penting akan bisa dengan mudah kita ingan kata kuncinya, apakah itu tanggal, nama penerima, atau subyeknyal.

4. Pengarsipan

Kelamaan pesan di folder dan inbox akan membengkak terus jumlahnya. Ini membuat kapasitas email semakin berkurang. Nah coba pesan-pesan lama, misalnya sejak tahun 2008-2011 mulai diarsipkan ke laptop atau flash disk atau CD ROM, agar email kita tidak terlalu penuh dan mempersulit pencarian.

5. Penyimpanan

Ada banyak pesan mengandung lampiran penting yang cukup besar ukurannya. Sudah mengunduhnya dan menyimpannya baik-baik? Saat sibuk, seringkali kita lupa mengunduh, dan membiarkan data penting itu tetap ada di dalam pesan, sehingga ketika kita memerlukannya, harus membutuhkan waktu lagi untuk mengunduhnya. Ketika ada waktu senggang atau begitu ingat, sebaiknya unduh lampiran itu dan save di laptop kita.

6. Penghapusan

Menerima email spam atau pesan-pesan tidak [enting seringkali tidak kita pedulikan. Padahal pesan-pesan seperti itu cukup mengganggu juga, bikin inbox penuh tidak keruan. Luangkan waktu untuk menghapus pesan semacam itu. [Internet Sehat]

Sumber artikel: BBC / Sumber gambar: gfi.com

Tags:

Facebook Comment:

theme by Mr Wordpress Themes